"IL METODO" PER RAGGIUNGERE RISULTATI : DIAMO I NUMERI!
Ogni mattina arriviamo sul posto di lavoro e accendiamo il PC e via con l'apertura della casella di posta, del gestionale, di eventuali altri software che utilizziamo quotidianamente.
Chiaramente tutto questo lo dovremo fare "manualmente" se non abbiamo impostato l'esecuzione automatica all'avvio della nostra sessione di lavoro.. e poi?
Poi viene il bello: come mi sono organizzato la giornata? Quante riunioni ho in programma? Riuscirò a fare tutto quello che mi sono programmato? Ho programmato al meglio il mio lavoro? Faccio prima questo o quello? Non riesco ad organizzarmi!
A meno che non ci sia qualcuno sopra di voi che vi organizza la giornata, lo dovete necessariamente fare voi. Si, ma come?
Questa probabilmente è la vera skill che contraddistingue un bravo manager da un cattivo manager, il sapersi organizzare, programmare, pianificare per ottenere i risultati desiderati nel tempo preventivato, evitando di perdere l'efficacia del proprio operato.
Ogni volta che ci alziamo dalla nostra postazione ed affrontiamo i colleghi nei corridoi degli uffici, piuttosto che in reparto, ci troviamo ad affrontare probabili richieste a cui necessariamente dovremo dare una priorità.
Come organizzare questo nuovo task di cui ci siamo fatti carico? Diamoci un METODO.
Si hai capito bene, dobbiamo avere un metodo di lavoro, qualsiasi esso sia ma dobbiamo averlo.
I colleghi in ufficio continuano a chiederti le cose a voce? Fategli scrivere una mail!
Sono poco chiari con le loro richieste? Dategli una regola. Fatevi dare una data limite entro la quale dovreste rispondere. Fategli sempre scrivere l'oggetto della mail. Cos'altro?
Fatevi assegnare un grado di priorità numerico, del tipo:
1 - SENZA DATA - Nessuna urgenza, fallo appena hai un momento libero;
2 - CON DATA - Da fare entro una determinata data, quindi necessariamente va specificata;
3 - URGENTE - Da fare in giornata, altrimenti rischia di diventare bloccante;
4 - BLOCCANTE - Da fare immediatamente, questo significa che il lavoro di qualcuno è fermo se non processiamo immediatamente questa richiesta.
Appurato come trattare le richieste dei colleghi, dobbiamo associarle a quelle che ci poniamo autonomamente: avremo quindi una lista di attività da eseguire a cui è attribuito un numero da 1 a 4.
Il seguito è molto semplice, partiremo dal numero più alto (BLOCCANTE) per via via proseguire verso il numero più basso (SENZA DATA).
Certo, non sarà così semplice all'inizio, ma quando avremo il nostro documento (può essere anche un semplice foglio Excel) con tutte i campi compilati (DATA, RICHIEDENTE, DESCRIZIONE ATTIVITA', GRADO PRIORITA', DATA LIMITE), sarà veramente molto più semplice organizzare la nostra giornata.
Un unica regola sussiste per il corretto funzionamento di questo metodo:
DIAMO SEMPRE UN NUMERO ALLA NOSTRA ATTIVITA'!
E voi come vi organizzate la giornata? Siete metodici sul vostro lavoro?
A voi i commenti.